Hóa đơn dịch vụ là gì - nguyên tắc xuất hóa đơn dịch vụ điện tử

Bạn đang thắc mắc hóa đơn dịch vụ là gì? Các nguyên tắc khi xuất hóa đơn dịch vụ điện tử? Trường hợp hóa đơn dịch vụ điện tử đã xuất nhưng bị trả lại thì phải xử lý như thế nào? Tất cả sẽ được giải đáp ngay trong bài viết này.

1. Hóa đơn dịch vụ là gì?

Đối với câu hỏi hóa đơn dịch vụ là gì, bạn có thể hiểu một cách đơn giản như sau: Hóa đơn dịch vụ là loại chứng từ dùng để thanh toán các mặt hàng có số lượng và đơn giá được thể hiện ngay trên hóa đơn.
Thông thường, hóa đơn dịch vụ sẽ do bên bán phát hành và có xác nhận đầy đủ bằng cách đóng dấu nhằm chứng nhận đã thu tiền hay đã thanh toán đầy đủ khi bên mua ra quyết định mua hàng và làm thủ tục thanh toán. Khi này, hóa đơn dịch vụ sẽ có tác dụng như biên lai hay giấy biên nhận.
Thực tế, hóa đơn bán hàng, hóa đơn đỏ (hóa đơn gtgt) cũng là một loại của hóa đơn dịch vụ. Hiện nay, hóa đơn dịch vụ còn thể hiện qua 03 hình thức sau:

• Hóa đơn dịch vụ tự in: Hình thức hóa đơn do tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hay các loại máy khác nhằm phục vụ cho việc bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
• Hóa đơn đặt in: Loại hình hóa đơn do đơn vị kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp hoặc bán cho các đơn vị kinh doanh nhằm phục vụ cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ.
• Hóa đơn điện tử: Loại hình hóa đơn được lập, xuất, lưu trữ hoàn toàn trên phương tiện điện tử và được quản lý theo đúng quy định của luật giao dịch điện tử.

2. Các nguyên tắc khi xuất hóa đơn dịch vụ điện tử

Sau khi đã hiểu được hóa đơn dịch vụ là gì, bạn cũng cần phải nắm được 02 nguyên tắc xuất hóa đơn dịch vụ điện tử để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực sử dụng của mỗi hóa đơn dịch vụ sau khi đã xuất.

2.1. Nguyên tắc về các tiêu thức trên hóa đơn dịch vụ điện tử

Cũng giống như các loại hóa đơn điện tử khác, hóa đơn dịch vụ điện tử phải tuân theo đầy đủ nguyên tắc quy định về các tiêu thức nội dung được thể hiện trên hóa đơn.
Cụ thể, theo như Thông tư mới nhất số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, các hóa đơn điện tử khi xuất phải đáp ứng đầy đủ các tiêu thức nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Yêu cầu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).

Một số trường hợp không cần lập hóa đơn dịch vụ điện tử đáp ứng đầy đủ các tiêu thức trên thì sẽ thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

2.2. Nguyên tắc về xử lý hóa đơn khi bị sai sót

Trong quá trình xuất hóa đơn dịch vụ, nếu gặp phải sai sót thì sẽ được xử lý theo nguyên tắc như sau:
- Đối với trường hợp hóa đơn dịch vụ đã xuất và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng; hoặc đã giao hàng nhưng bên mua chưa kê khai thuế:

• Bên bán sẽ lập hóa đơn dịch vụ điện tử mới theo đúng quy định pháp luật để gửi cho bên mua. Trên hóa đơn phải có dòng chữ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… gửi ngày/tháng/năm...”
• Hóa đơn sai sót chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên bán và mua. Hóa đơn dù hủy nhưng vẫn phải được lưu trữ để phục vụ mục đích tra cứu.

- Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho bên mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ và bên mua cũng đã kê khai thuế:

• Sau khi phát hiện sai sót, cả hai bên bán và mua đều phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót.
• Hai bên bán mua tiến hành lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
• Ngoài ra, hai bên bán và mua phải thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý Thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

3. Cách xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại

Hàng hóa, dịch vụ đã xuất bán nhưng bị trả lại là điều không ít doanh nghiệp gặp phải, xuất phát từ nhiều lý do như: Chất lượng hàng hóa, dịch vụ không đạt yêu cầu khách hàng hay khách hàng kết thúc hợp đồng trước thời hạn.
Đối với mỗi trường hợp khác nhau thì cách xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại cũng không giống nhau.

Trường hợp thứ nhất, hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng trong quá trình sử dụng, hàng hóa, dịch vụ không đáp ứng yêu cầu và bên mua trả lại thì sẽ xử lý như sau:

• Hai bên lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập trước đó
• Bên bán nhận lại và lưu giữ hóa đơn đúng theo quy định pháp luật.
• Bên bán kê khai bổ sung thuế tại kỳ thuế phát sinh số hóa đơn đã tiến hành thu hồi.

Trường hợp thứ hai, khách hàng đã kết thúc sử dụng dịch vụ trước thời hạn nhưng hóa đơn GTGT đã được xuất cho toàn bộ thời hạn của hợp đồng thì sẽ xử lý như sau:

• Hai bên bán và mua lập biên bản điều chỉnh thời hạn hợp đồng.
• Bên bán hàng hóa, dịch vụ xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
• Bên bán thực hiện kê khai thuế cho hóa đơn điều chỉnh giảm trong kỳ kê khai phát sinh số hóa đơn đã tiến hành điều chỉnh.

Như vậy, bài viết trên đây đã giúp bạn giải đáp hóa đơn dịch vụ là gì ?, các nguyên tắc khi xuất hóa đơn dịch vụ điện tử và cách xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại.